MEJORANDO LA EFICIENCIA AL GESTIONAR TUS LICITACIONES

¿CÓMO FUNCIONA EL PROCESO DE POSTULACIÓN DE LICITACIONES PÚBLICAS?

Para poder abordar de forma exitosa cada licitación es importante conocer como funcionan las diferentes etapas de este mecanismo de compra. Por lo general, este proceso comprende 7 aspectos clave:

1. PUBLICACIÓN DE LA LICITACIÓN:  En esta primera etapa, a través de la web de mercadopublico.cl, los agentes estatales se encargan de publicar la convocatoria concursal para que las empresas proveedoras interesadas conozcan los requerimientos que el estado solicita y puedan acceder a la posibilidad de postularse.
   
   
2. DESCARGA DE LAS BASES DE LICITACIÓN: Todas las empresas proveedoras inscritas en Mercado Público pueden acceder a descargar las bases de cada una de las licitaciones en las que desean postularse. Este material es también conocido como la ficha de una licitación e incluye las bases administrativas y las bases técnicas de cada licitación. Es decir, que al descargarlo, los proveedores tendrán acceso a toda la información que les permitirá conocer los requisitos, las condiciones y las especificaciones emitidas por la entidad licitante para dicha licitación. Entre los puntos más importantes de esta ficha se encuentran: 
   
   Características de la licitación. 
   
   Organismo demandante.
   Etapas y plazos. 
   Antecedentes para incluir en la oferta.
   Requisitos para contratar al proveedor adjudicado.
   Criterios de evaluación.
   Montos y duración del contrato. 
   Garantías requeridas.
   Requerimientos técnicos y otras cláusulas. 
   
   
3. PERIODO DE CONSULTA: Por lo general, dentro del proceso licitatorio existe un periodo de consulta en el cual los proveedores pueden realizar preguntas a las entidades estatales para despejar sus dudas o aclarar los puntos específicos de dichas licitaciones que no han sido comprendidos completamente. Estas consultas son de carácter público y pueden ser leídas por todos los proveedores interesados, lo cual es de gran ayuda para que todos los postulantes respondan sus dudas con mayor rapidez.
   
   
4. PRESENTACIÓN DE OFERTAS: Cada licitación consta de un plazo de tiempo limitado durante el cual las empresas proveedoras pueden postular sus ofertas a través de la web de Mercado Público. En esta etapa los proveedores podrán postularse respetando los requerimientos establecidos en las bases y adjuntando todos los documentos solicitados para que las entidades licitantes tengan en cuenta dicha postulación al momento de la evaluación de ofertas.
   
   
5. EVALUACIÓN DE LAS POSTULACIONES: Aquí las entidades estatales evalúa las diferentes postulaciones de cada una de las empresas proveedoras y selecciona la oferta más conveniente según los criterios establecidos en las bases de la licitación. 
   
   
6. ADJUDICACIÓN: Después de evaluar las ofertas, las entidades licitantes adjudican dicha licitación a la empresa proveedora que haya presentado la oferta más competitiva. La empresa proveedora recibirá en la plataforma de Mercado Público una nueva orden de compra, la cual debe aceptar después de revisar que todos los datos sean coherentes con los datos emitidos en su postulación.  
   
   
7. SEGUIMIENTO: Monitorizar cada una de las órdenes de compra hasta cumplir con la petición de cada uno de los clientes es fundamental para evitar penalizaciones y lograr una reputación positiva como proveedor del estado.  Mantener una comunicación activa con los agentes estatales permitirá a las empresas conocer como están siendo percibidas y mejorar así los puntos más débiles que presentan.
   
   EVITA COMETER ERRORES MEJORANDO LA EFICIENCIA EN EL PROCESO DE POSTULACIÓN
   
   

Ahora que ya conoces como es el proceso mediante el cual el estado comercia con las empresas, puedes seguir estos consejos para aplicar a cada nueva licitación de una manera más eficiente. Estamos seguros de que estos tips te ayudaran a evitar cometer los errores más comunes en el proceso licitatorio:

1. ANALIZA CADA LICITACIÓN CUIDADOSAMENTE: Cuando vayas a postularte recuerda que es importante analizar cada licitación detalladamente. Lee toda la información que esté disponible y haz las consultas necesarias para despejar dudas y tener mayor claridad. De esta manera podrás evitar aplicar a licitaciones que luego no puedas cumplir o incluso evitar cometer errores que pueden afectar tu posición en el proceso de postulación o durante la selección de la mejor oferta. 
   
   
2. ELABORA UNA PROPUESTA CLARA Y CONCISA: Organiza tu postulación de manera lógica y fácil de seguir para que los agentes estatales puedan comprenderla al detalle. Trabaja bajo los lineamientos y peticiones de cada licitación, asegurándote de que todos los documentos requeridos estén incluidos en tu propuesta. Recuerda que para facilitar el proceso de comprensión puedes implementar gráficos, tablas u otros elementos visuales. 
   Por último, es importante que la propuesta sea concisa, por eso evita el uso de información irrelevante o redundante que pueda distraer la atención de los evaluadores. 
   
   
3. CUMPLE CON LOS PLAZOS DE ENTREGA: Planificar con anticipación cada una de las etapas anteriores puede ayudarte a fragmentar y establecer objetivos claros para cumplir con los plazos de entrega al momento de una nueva postulación. Asigna tareas puntuales a tu equipo y ajusta el plan de acción a tiempos reales y concretos. Así tendrás la posibilidad de que cada uno de los participantes sepan exactamente cuáles son las tareas que deben cumplir para desarrollar dicha propuesta. 
   Recuerda que trabajar con anticipación y tiempo extra puede ayudarte a evitar inconvenientes futuros.
   
   
4. VERIFICA QUE TODA LA DOCUMENTACIÓN ESTÉ CORRECTA: Leer y corregir toda la documentación antes de enviarla es fundamental para asegurarte de que tu propuesta cumple con los requisitos de dicha licitación y este detalle puede marcar la diferencia en el proceso de selección. Por eso, es importante optimizar el tiempo para poder verificar todo antes de enviarlo. 
   
   
5. ASEGURATE DE CUMPLIR CON TODOS LOS REQUISITOS: Los pasos establecidos anteriormente son una guía para que puedas cumplir con cada uno de los requisitos solicitados y así evitarás cometer errores en el proceso de postulación. Antes de enviar tu propuesta, asegúrate también que todos los documentos requeridos en las bases estén incluidos. 
   
   
6. MANTÉN UNA COMUNICACIÓN CONSTANTE CON LAS ENTIDADES LICITANTES: Si tienes dudas, presentas demoras o necesitas resolver algún problema, es importante que te comuniques lo antes posible con los agentes estatales. Ya que, al desarrollar una comunicación fluida y transparente, tendrás mayores posibilidades de presentar una propuesta ganadora y posicionarte como una empresa responsable e interesada en ofrecer negocios duraderos y de calidad. 
   
   CONCLUSIÓN
   Como hemos visto, el proceso de licitación puede ser complejo y suele requerir una gran cantidad de esfuerzo y tiempo para ejecutarse. Sin embargo, con estos consejos podrás mejorar la eficiencia en cada nueva postulación, obteniendo así la posibilidad de adquirir más experiencia y ganar nuevas licitaciones todos los meses.